Seurakunnan hautausmaalle haudataan vain Pyhän Nikolauksen ja Pokrovan seurakunnan rekisteröityjä jäseniä ja heidän perheenjäseniä. Ehtona on seurakunnan jäsenvelvollisuuden suorittaminen (kirkon sakramentteihin osallistuminen, kirkollismaksujen suorittaminen). Velvollisuudet määritellään tarkemmin Ortodoksinen Pyhän Nikolauksen Seurakunnan yhdyskuntajärjestyksessä.
Hautausmaan toimintaa säätelee Suomen lain Hautaustoimilaki (6.6.2003/457).
Hautapaikat
Hautapaikkaa ei voi varata etukäteen, vaan uusia hautoja luovutetaan vain hautauksen yhteydessä.
Seurakunta luovuttaa haudan omaisten käyttöön vain kuolemantapauksen yhteydessä.
Yhdessä arkkuhautapaikassa on yleensä kaksi päällekkäistä hautasijaa. Arkkuhautaan voidaan lisäksi haudata uurnia. Kerrallaan luovutettavassa arkkuhaudassa voi olla kaksi hautasijaa. Uurnahaudassa hautasijoja voi olla enemmän.
Haudan hallintaoikeus
Haudan hallintaoikeus luovutetaan 20 vuoden ajaksi (haudan koskemattomuusaika).
Haudan hallinta-ajalla tarkoitetaan sitä aikaa, jonka hauta on suvun hallinnassa. Seurakunta perii hautapaikan hallinnasta voimassa olevan hinnaston mukaisen maksun.
Jos jäljellä on alle 20 vuotta uudelleen hautaamisen hetkellä, on lunastettava puuttuvat vuodet. Uurnaa tai tuhkaa haudattaessa on hautaoikeutta lunastettava vähintään 10 vuotta.
Hautapaikan on oltava koskemattomana vähintään 20 vuotta arkkuhautauksen jälkeen.
Hautaoikeuden haltija
Haudalla tulisi olla aina sukulaisten tai perijöiden piiristä nimetty hautaoikeuden haltija.
Hautaoikeuden haltija edustaa niitä, jotka voidaan haudata, käyttää puhevaltaa hautaa koskevissa asioissa, vastaa haudan hoidosta, päättää haudalle sijoitettavista muistomerkeistä.
Hautaoikeuden haltijasta on sovittava yhden vuoden kuluessa haudan luovuttamisesta.
Jos sopimusta ei ole tehty, hautaoikeuden haltijaksi tulee vainajan leski. Milloin leskeä ei ole, tai hän on kuollut, hautaoikeuden haltijaksi tulee ensimmäiseksi hautaan haudatun vainajan lähimmät perilliset.
Jos heitä on useita, heidän on valittava hautaoikeuden haltija edustamaan heitä hautaa koskevissa asioissa.
Kirkkoneuvosto voi määrätä hautaoikeuden haltijan, jos em. perilliset eivät pääse asiasta sopimukseen.
Jos vainaja on eläissään ollut hautaoikeuden haltija, tulee haudalle valita uusi haltija henkilöiden joukosta, jotka voivat tulla hautaan haudatuksi. Valinnasta tulee tehdä kirjallinen ilmoitus seurakunnan toimistoon.
Ilmoituksessa on oltava kaikkien hautaan oikeutettujen suostumus. Haudanhaltijan mahdolliset yhteystietomuutokset tulisi aina ilmoittaa myös seurakunnan toimistoon.
Hallinta-ajan jatkaminen
Hautaoikeus on määräaikainen. Se kestää 20 vuotta.
Haudan hallinta-ajan umpeuduttua, haudalle voidaan anoa hallintaoikeuden pidennystä 10 tai 20 vuoden ajaksi. Hallintaoikeuden jatkaminen edellyttää, että haudan hoidosta on huolehdittu.
Hallinta-ajan pidennystä voi anoa eri lomakkeella. Tämä luovutuslomake tulee täyttämään ko. haudan tiedolla, johon tarvitaan myös muiden hautaoikeuden haltijoiden mahdollisesti oikeutettujen allekirjoitukset. Allekirjoitettu lomake tulee palauttamaan seurakuntatoimistoon.
Hallinta-ajan jatkamisesta peritään haluttujen jatkovuosien mukainen maksu.
Haudan palautuminen
Hautaoikeus lakkaa ilman irtisanomista. Seurakunta haluaa kuitenkin aina varmistuksen omaisilta, haluavatko he säilyttää haudan suvun hallussa, eli jatkaa haudan hallintaa.
Seurakunta pyrkii ottamaan hautaoikeuden haltijaan yhteyttä, kun määräajaksi annettu hautaoikeus on umpeutunut.
Mikäli haudan haltijaan ei saada yhteyttä kirjeitse, seurakunta kiinnittää haudalle kyltin, jossa kerrotaan hallintasopimuksen päättymisestä.
Ellei kukaan reagoi ko. kuulutukseen ja hallinta-aika on kulunut umpeen, hauta automaattisesti palautuu seurakunnan hallintaan.
Omaiset, jotka haluavat muistomerkin itselleen, voivat hakea sen 6 kuukauden kuluessa hautaoikeuden päättymisestä. Muistomerkin poistoon on kuitenkin aina saatava lupa seurakunnalta. Ellei muistomerkkiä poisteta, se siirtyy seurakunnalle asianmukaisesti hävitettäväksi.
Haudan hoitaminen omaisten vastuulla
Omaisten tulee huolehtia, että hautapaikka on vainajan muistoa kunnioittavassa kunnossa. Haudat on pidettävä hautausmaan arvoa vastaavasti hoidettuina.
Hautapaikan alue on 150 x 80 cm:n kokoinen suorakulmio. Kuuluu hautapaikan koko pinta-ala omaisten itse hoidettavaksi.
Hautausoikeuden haltija on vastuussa hautapaikan siisteydestä ja muistomerkin (risti tai hautakivi) kunnosta ja siisteydestä.
Muistomerkki
Muistomerkin korkeus ei saa ylittää 60cm. Suurien ja raskaiden muistomerkkien asentamista tulisi välttää. Muistomerkkien valaminen betonista on kiellettyä. Hautamuistomerkin tai muun haudalle tarkoitetun merkin asentaminen on mahdollista ainoastaan seurakunnan hyväksynnän jälkeen (ks. Hautaustoimilaki 6.6.2003/457 §14).
Hautaustoimilaki kieltää loukkaavat merkit, tunnukset tai tekstit muistomerkeissä.
Ajan kuluessa maa haudan alueella liikkuu. Tämä voi aiheuttaa muistomerkin liikkumista.
Hautaoikeuden haltija on vastuussa kaikista muille haudoille tai hautausmaalla liikkuville henkilöille aiheutuneista vahingoista, jotka johtuvat haudan laiminlyönnistä. Hautaoikeuden haltija on vastuussa muistomerkin kunnosta sekä turvallisuudesta ja kaikista haudan ylläpito ja korjauskustannuksista.
Hautapaikan nurmikko tulee pitää siistinä ja mahdolliset pudonneet puiden oksat ja risut tulee poistaa. Haudalle saa istuttaa ruohovartisia kukkia, perennoita tai kesäkukkia. Haudan istutuskorkeus saa olla enintään yksi metri.
Hautapaikan ympärillä täytyy olla tilaa liikkua. Haudan ympärys on pidettävä vapaana siten, että siitä pääsee kulkemaan, eikä siihen saa omin luvin istuttaa kukkia, pensaita tai puita eikä tuoda penkkejä.
Istutukset eivät saa levitä naapurihaudan puolelle, joten myös itse istutetut perennat tulee tarvittaessa jakaa, etteivät ne leviä naapurihaudan puolelle.
Puuvartisten pensaiden tai puiden istuttaminen on hautapaikoille kielletty. Hautausmaan henkilökunnalla on oikeus poistaa haudoille ilman lupaa istutetut puuvartiset kasvit.
Haudasta luopuminen
Hallinta-ajan jatkaminen ei ole pakollista, vaan haudasta voi halutessaan luopua. Tällöin hautaoikeuden haltija allekirjoittaa erillisen lomakkeen, jolla hauta luovutetaan seurakunnalle.
Hallintaoikeuden päätyttyä omaisilla on oikeus poistaa hautakivi puolen vuoden kuluessa. Sen jälkeen se siirtyy seurakunnan haltuun hävitettäväksi.
Hautaoikeuden menetys
Haudan hoitovelvollisuuden laiminlyönti, jos haudan hoito on olennaisesti laiminlyöty, voi kirkkoneuvosto velvoittaa hautaoikeuden haltijan kunnostamaan haudan vuoden määräajassa siitä, kun päätös on annettu hänelle tiedoksi. Jollei hän sitä tee, kirkkoneuvosto voi julistaa hautaoikeuden menetetyksi.